La semana pasada estaba charlando con un amigo con el que comparto muchos años de relación. El me comentaba que el giro de su negocio ha sufrido grandes cambios debido a la gran tendencia de la migración de los medios impresos hacia las interfases digitales. El negocio es una revista especializada en el ramo de la belleza, y aunque ésta es referente principal en el mundo de los salones y estilistas, no se ha librado de los cambios que el desarrollo de la tecnología nos obliga a todos a tomar. En el argot de la mercadotecnia a estos cambios les conocemos como “pivotar” , es decir, cambiar el rumbo drásticamente al presentarse ante nosotros un escenario con un nuevo FODA, es decir nuevas fortalezas, nuevas debilidades, nuevas amenazas y nuevas oportunidades.
Es un hecho que la tecnología y su evolución diaria está empujando a todos y cada uno de los sectores a cambiar, adaptarse e incluso a encontrar mejores oportunidades para innovar en todas las activides del negocio así como en los productos o servicios que ofrecen a sus clientes e incluso en la forma en la que los hacen llegar a su consumidor final.
En este caso específico, la tendencia de la lectura de una revista dirigida a audiencias que pertenecen a un rango de edades correspondientes a la generación Millenial, es decir de entre 20 y 39 años, se produce preponderantemente a través de dispositivos digitales, especialmente a través de un smatphone o una tablet.
Mi amigo inició su negocio desde hace ya muchos años imprimiendo una revista en papel. El día de hoy lo sigue haciendo aunque con una tendencia verdaderamente a la baja, cuando por otro lado su participación hacia la versión web del magazine, se incrementa exponencialmente minuto a minuto.
Todos estos cambios obligados, generan efectos extraños y muchas veces no muy agradables, como por ejemplo, una baja importante en la producción y tiraje de los ejemplares cosa que impactará directamente en los empleos que él ofrece, ya que las posiciones laborales necesarias para mantener una revista digital, son mucho menores que los de todo un taller de impresión. Otro impacto directo y resultado del anterior, es el espacio de sobra en las instalaciones de la compañía: ya no hay maquinaria pesada de artes gráficas (un gran espacio físico ahora vacío), los puestos de escritorio involucrados en la producción de la revista no son más utilizados, dejando inútiles equipos y estaciones de trabajo. Y ahora, ¿Qué hará con todo este espacio sobrante?
Pues bien, ahora es el turno de aprovechar la mieles de los efectos positivos del cambio tecnológico. Hemos tenido charlas en las que me he permitido aportarle un par de consejos o enriquecer un poco las acciones que él ya ha iniciado. Primero que nada él podrá de una manera inercial optimizar sus costos mudando sus instalaciones originales; de una nave industrial de tamaño regular a una oficina mucho más cómoda y pequeña. Este por supuesto, es uno de los más fuertes ahorros, que al haber sido anteriormente un gasto muy fuerte durante varios años, hoy se convierte en un aporte a las utilidades de la compañia y a una reducción de costos muy importante.
También surge en este momento una nueva oportunidad de innovar en la operación de la empresa: Existen puestos de trabajo en esa organización que pueden ser medidos, ponderados y evaluados de forma óptima sin la necesidad de ser supervisados directamente en la oficina. Estos puestos, generalmente existentes en las áreas de diseño gráfico, desarrollo informático, e incluso hasta puestos administrativos, de ventas y/o soporte técnico, pueden desempeñarse a distancia bajo el esquema muy de moda en ciertos países conocido como “home office”, “teletrabajo” o “trabajo desde casa”. Este es otro golpe contundente a los costos de producción, operación y administración, ya que hay un número muy importante de empleados que “matarían” por poder trabajar bajo ese modelo. Pudiendo aceptar un porcentaje menor de salarios, ya que laborando de esa forma, el empleado incurrirá en ahorros personales muy importantes, tales como alimentación diaria y transporte. Además recuperará algo que no tiene precio: más y mejor calidad en el tiempo que pasa con su familia, menor exposición a riesgos y peligros que implica el diario traslado de su hogar a la oficina, en fín una optimización magistral en tiempos y costos.
Ahora surge una pregunta o inquietud:
-Ok, suena muy bien, pero ¿Cómo puedo estar en contacto directo con mis empleados como si estuvieran justo junto a mi en la oficina?¿Cómo poder generar una transparencia ante mis clientes sin que ellos puedan tener una percepción equivocada de mi empresa? ¿Como evitar que crean que estoy decreciendo? ¿Estaré dando una imágen equivocada?
¡Por supuesto que no! Esto problema puede ser resuleto justamente con soluciones tecnológicas de bajo costo.
La contratación de un servicio de telefonía por Voz Ip (PBX) permitirá que cada uno de los empleados a distancia tengan una extensión en su hogar de la red telefónica de la empresa, y si algún cliente llama para solictar hablar con alguno de ellos, la telefonista (humana o virtual) simplemente transferirá la llamada a la extensión correspondiente, tal y como si estuviera en el cubículo de al lado, siendo que el empleado pueda contestar desde otra ciudad e incluso otro país y al terminar la llamada este puede transferirla nuevamente con alguien más de la red telefónica de la compañía sin importar su ubicación real. Esto da inmediatamente al cliente o proveedor una sensación de centralización de los empleados en una misma ubicación.
Un sistema PBX no es más que un conmutador virtual en “la nube”, es decir un software hospedado en un servidor web que enlaza extensiones físicas (teléfonos) conectados a los típicos modems o routers que los proveedores de internet dejan en las instalaciones u hogares de sus usuarios. Estas extensiones físicas son telefonos que aunque técnicamente “fijos” pueden trasladarse a cualquier lugar con acceso a internet en cualquier parte del mundo y de conexión simple e instantánea. El costo de estos servicios podrian parecer ser muy altos, sin embargo es todo lo contrario. Un precio promedio en méxico de este tipo de servicio, oscila entre los 4 y 8 dólares mensuales por extensión. Más el servicio medido de llamadas salientes de aproximadamente 0.10 cts m.n. por minuto a telefonos fijos y 0.25 cts. m.n. por minuto a teléfonos celulares. Sin embargo aunque estos precios son accesibles, si se cuenta con un linea telefónica tradicional, todas las llamadas salientes pueden realizarse desde dicha línea (por lo general los planes de telefonía convencional en méxico son de llamadas ilimitadas.)
En mi caso, he comenzado a implentar esta estrategia a mi despacho y hasta ahora parece funcionar de maravilla.
Bueno, ¿Y las juntas?, ¿Qué pasa con las juntas y reuniones de todos los dias, las semanales, las mensuales o las de cierre? ¿Reuniones en donde necesitamos vernos las caras, discutir e interactuar?
Tambien existe una solución muy eficiente y de bajo costo; es muy simple, sólo hay que recurrir al viejo, gratuito y conocido software de Microsoft: “Skype”. Con Skype es posible hacer video-reuniones muy efectivas con el simple hardware de una laptop sencilla conectada a internet con cámara web y micrófono integrados. Es muy sencillo crear un grupo de participantes ya sea para llamadas de grupo sólo de audio, como de video-conferencias en las que el escritorio y la imagen en video de cada participante puede ser compartido durante la sesión, haciendo muy fácil las reuniones estratégicas de trabajo, colaboraciones en equipo y juntas de discusión corporativa.
Todo lo anterior te permirá tener “La Oficina más Grande del Mundo” ahorrando dinero gracias a la tecnología de la información.
Esta nueva época, es la época de las PYMES, en donde se abren verdaderas ventanas de oportunidad gracias a la tecnología. Nunca antes la posibilidad de competir contra las grandes corporaciones había sido tan real y tangible. ¡ No la desaprovechemos ni un minuto más!
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